Les mythes sur les systèmes de management mis à l'épreuve

Historiquement, c'est exact. La première norme, publiée en 1987, contenait 28 procédures de documentation basées sur les besoins des utilisateurs de l'époque. Depuis lors, les audits des systèmes de management sont devenus plus efficaces.

Fait : les révisions actuelles des normes ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001. n'incluent pas de procédures de documentation et contiennent les commentaires suivants :

• la documentation du système de management de la qualité d'un organisme doit contenir les informations jugées nécessaires par l'entreprise
• l'organisme doit documenter les informations nécessaires au fonctionnement de ses processus

Mais comment la direction générale sait-elle quelles informations sont nécessaires et doivent donc être documentées ?

1.  Estimer le rapport coût-risque. Au sein d'une organisation, il existe des processus simples à très complexes avec, en conséquence, un potentiel de risque et d'erreur faible à très élevé. La direction doit évaluer quels sont les processus dont la documentation vaut la peine afin d'éviter, par exemple, les coûts supplémentaires potentiels et les dommages d'image causés par des défauts de qualité ou des amendes.
2.  Déterminer et envisager des alternatives à la documentation. Il n'est pas nécessaire de documenter chaque processus. Des instruments de contrôle alternatifs peuvent également être utilisés pour atteindre les résultats souhaités. La direction doit donc se demander quelles alternatives peuvent remplacer la documentation. S'il n'est pas possible de répondre de manière satisfaisante à cette question, il se peut que la documentation soit finalement la bonne solution.

 Conclusion : La documentation optimise et minimise les processus d'une organisation et doit donc être considérée comme un outil.